חשוב להבדיל בין שני מקרים:
1. מקרה שבו צוות בית הספר יוזם את השיחה:

מחנכת הכיתה מתקשרת לשוחח עם הורים או מזכירת בית הספר מבקשת לקבוע פגישה - מה עושים? 
אז קודם כל לנשום ולזכור שלא חייבים להגיב ישר, אפשר לענות בנימוס: "היי, מה שלומך? אני ממש מתנצל/ת, אני לא יכול/ה לשוחח כרגע, מתי אפשר לחזור אליך? תוכלי לומר לי בקצרה במה מדובר?" 
בשלב זה של השיחה חשוב להקשיב לפרטים, לקבל  את כל מידע (לא לספק מידע) ולסיים במשפט: "תודה שסיפרת לי, אני אבדוק את הנושא ואחזור אליך" – כך הרווחתם זמן לברר את העניין ולחשוב כיצד נכון לפעול. לאחר מכן חשוב לשוחח בנעימות עם הילד (לשמור על איפוק, גם אם המורה ספרה לכם על אירוע מרגיז) ולנסות להבין מה קרה מנקודת המבט של הילד. אפשר גם להתקשר להורה של חבר/ה טוב/ה של הילד ולבקש שתברר מה קורה בכיתה. כך תקבלו את התמונה המלאה מנקודת מבט של הילד, החבר, הורה נוסף והמורה.

​

עכשיו נותר לכם לחשוב איך נכון להגיב מול הילד ומול צוות בית הספר:

•  במידה ומדובר באירוע משמעת: מומלץ לשוחח עם הילד ולבחור תגובה שמתאימה להשקפה החינוכית שלכם. בשיחה החוזרת למורה, חשוב להודות לה על השיתוף, לומר לה ששוחחתם עם הילד והעניין בטיפול. במידה ולדעתכם הילד המורה אינה רואה את הדברים נכון, אפשר להגיב בנימוס באופן הבא: "תודה על השיתוף, בדקתי עם הילד ולדבריו ... בררתי גם עם חבריו לכיתה ונראה ש ... יתכן והייתה כאן אי הבנה אולי כדאי לבדוק שוב או אולי כדאי ...". אם תגיבו באופן זה, בית הספר יקבל את התחושה שההורים אחראים והעניין מטופל. 

• במידה ומדובר בדיווח על קושי לימודי: מומלץ לשוחח עם הילד, להתרשם ממנו איך הוא מרגיש בכיתה והאם קשה לו. מומלץ להציץ בחוברות הלימוד ולהתרשם מהישגיו. לפני שחוזרים לשוחח עם המורה, אני ממליצה לחשוב כיצד נכון לכם להתמודד מול הקושי הלימודי, כלומר האם אתם מעדיפים לנסות לסגור את הפער הלימודי בעצמכם או בעזרת בית הספר. אם תחליטו לנסות לסגור את הפער בשעות אחה"צ, אמרו למורה: "אנחנו מודים על העדכון, נדאג לתרגל באופן קבוע בבית ונשמח לבדוק מה קורה בעוד מספר שבועות". במידה ואין באפשרותכם לתגבר את הילד בשעות אחה"צ, אפשר לומר זאת למורה: "לצערנו אנחנו לא יודעים כיצד לעזור לו בלימודים ואין באפשרותנו לממן שיעורים פרטיים, נשמח לקבוע פגישה מסודרת בכדי לחשוב מה אפשר לעשות".

2. ההורים יוזמים שיחה עם צוות בית הספר:

לפני השיחה חשוב להגדיר את המטרות, כלומר מה אנחנו היינו רוצים שבית הספר יעשה עבור הילד.
דוגמאות למטרות: התחשבות במצב רגשי/פיזי שבו הילד/המשפחה נמצאים, לטפל בבעיה חברתית בכיתה, לטפל בבעיה מול מורה, להעביר את הילד מקום ישיבה, שיבוץ לשיעורי העשרה בבית הספר, שיבוץ לשיעורי תגבור בבית הספר, קבלת התאמות והקלות במקרה של קושי לימודי.
לאחר שהגדרתם את המטרות צריך לפעול אסטרטגית בכדי להשיג את המטרה: מחנכת הכיתה נתפשת כ "מנהלת הכיתה" ולכן נכון לפנות תחילה אליה. רק במקרה שהטיפול אינו מספק אפשר לפנות שוב למחנכת הכיתה ולברר שוב האם ניתן לעשות משהו נוסף בנדון. במידה והתשובה אינה מספקת אפשר לבקש ממנה לקבוע פגישה משותפת עם יועצת בית הספר או עם מנהלת בית הספר. חשוב להקפיד על שיח נעים (לא פוגעני ולא מאיים) ולידע את מחנכת הכיתה בנעשה, אחרת עלולה להיווצר תחושה של "ההורים מתלוננים על המורה". מצב כזה עלול לגרוע ממערכת היחסים העתידית בין המורה ובין התלמיד וההורים.
חשוב להציע נימוקים ענייניים , דוגמאות: אם תרצו שהילד יעבור מקום לקדמת הכיתה, אפשר להציג מכתב מרופא עיניים המעיד על בעיית ראיה או להסביר שלילד יש קושי להתרכז.  
במקרים של התמודדות מול אתגרים חברתיים, חשוב לפנות לצוות בית הספר ולא לנסות לפתור את הבעיה דרך הורי הילדים הפוגעים: לצערי במצב כזה רוב ההורים יהפכו מיד ל "סנגורים" של ילדיהם גם במקרה שילדם הוא הפוגע.